Wie lange hat der Arbeitgeber Zeit, ein Arbeitszeugnis auszustellen?

Das Recht auf ein Arbeitszeugnis: Grundlagen und Bedeutung

Das Arbeitszeugnis ist weit mehr als nur eine Formalität am Ende eines Arbeitsverhältnisses. Es ist ein entscheidendes Dokument für Ihre berufliche Zukunft und kann maßgeblichen Einfluss auf Ihre weiteren Karrierechancen haben. Der Gesetzgeber hat daher in § 109 Gewerbeordnung (GewO) einen klaren Rechtsanspruch verankert: Beschäftigte haben bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis.

Dieser Anspruch ist unabhängig von der Art der Beendigung – ob durch Kündigung, Aufhebungsvertrag oder Ablauf eines befristeten Vertrages. Auch die Dauer der Beschäftigung spielt grundsätzlich keine Rolle, wobei bei sehr kurzen Beschäftigungsverhältnissen teilweise ein einfaches Zeugnis ausreicht.

Das qualifizierte Arbeitszeugnis muss Angaben zu Leistung und Verhalten enthalten und wohlwollend formuliert sein, wobei es gleichzeitig der Wahrheit entsprechen muss. Diese Balance macht die Erstellung oft komplex und zeitaufwendig.

Die Ausstellungsfrist: Was bedeutet “angemessene Zeit”?

Im Gegensatz zu vielen anderen rechtlichen Fristen gibt es für die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses keine konkret im Gesetz festgelegte Zeitspanne. Der Arbeitgeber muss das Zeugnis jedoch innerhalb einer “angemessenen Frist” erstellen. Diese Formulierung führt in der Praxis häufig zu Unsicherheiten und Konflikten.

Es gibt keine festen gesetzlichen oder gerichtlichen Wochenwerte. Maßgeblich ist der Einzelfall. Zwei Wochen sind oft zu kurz; eine Fristsetzung von etwa drei bis vier Wochen ist praxisnah. Verwirkung tritt erst nach deutlich längerer Untätigkeit in Betracht.

Entscheidend für die Beurteilung der Angemessenheit sind die Umstände des Einzelfalls. Faktoren wie die Komplexität der ausgeübten Tätigkeit, die Größe des Unternehmens, die Anzahl gleichzeitig zu erstellender Zeugnisse oder besondere betriebliche Situationen spielen eine Rolle.

Wichtig zu wissen: Die Angemessenheit wird nach einem objektiven Maßstab anhand der Umstände des Einzelfalls beurteilt. Ein aktueller Bewerbungsprozess kann die Dringlichkeit erhöhen und die angemessene Frist verkürzen, entscheidend ist aber eine Abwägung der beiderseitigen Interessen.

Wann wird der Anspruch fällig und durchsetzbar?

Der Zeugnisanspruch entsteht und ist bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses fällig. Er ist zunächst unbestimmt, weil der Arbeitgeber erst nach Ihrer Wahl (einfaches oder qualifiziertes Zeugnis) leisten kann. In Verzug gerät der Arbeitgeber regelmäßig erst nach Ihrer Aufforderung beziehungsweise einer gesetzten Frist.

Sie sollten Ihren Anspruch schriftlich geltend machen – idealerweise per E-Mail oder Brief, sodass Sie einen Nachweis haben. In diesem Schreiben sollten Sie klar formulieren, dass Sie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis wünschen und eine angemessene Frist zur Erstellung setzen.

In manchen Fällen ist bereits im Aufhebungsvertrag oder in der Kündigungsvereinbarung geregelt, bis wann das Zeugnis zu erstellen ist. Solche vertraglichen Vereinbarungen sind bindend und gehen der allgemeinen “angemessenen Frist” vor.

Beachten Sie: Wenn Sie das Zeugnis nicht zeitnah nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses anfordern, kann dies später zu Problemen führen. Die regelmäßige Verjährungsfrist für den Zeugnisanspruch beträgt drei Jahre, allerdings können tarifliche oder arbeitsvertragliche Ausschlussfristen den Anspruch schon deutlich früher entfallen lassen. Je mehr Zeit vergeht, desto schwieriger wird es für den Arbeitgeber, ein präzises Zeugnis zu erstellen.

Verzögerungen und ihre Konsequenzen

Wenn Ihr Arbeitgeber die angemessene Frist überschreitet, stehen Ihnen verschiedene Handlungsmöglichkeiten zur Verfügung. Zunächst sollten Sie eine schriftliche Mahnung mit einer konkreten Nachfrist versenden – idealerweise eine bis zwei Wochen.

In dieser Mahnung sollten Sie deutlich machen, dass Sie auf die zeitnahe Erstellung des Zeugnisses angewiesen sind, beispielsweise weil Sie es für laufende Bewerbungen benötigen. Dokumentieren Sie alle Ihre Aufforderungen und bewahren Sie Nachweise auf.

Reagiert der Arbeitgeber auch nach der Mahnung nicht, können Sie rechtliche Schritte einleiten. Sie haben die Möglichkeit, beim zuständigen Arbeitsgericht einen Antrag auf Erstellung des Zeugnisses zu stellen. In dringenden Fällen kann sogar ein Eilverfahren sinnvoll sein.

Besonders wichtig: Wenn Sie durch die Verzögerung einen nachweisbaren Schaden erleiden – etwa weil Ihnen eine konkrete Stelle entgeht oder Sie ohne Zeugnis in einem Bewerbungsverfahren benachteiligt werden – können Sie unter Umständen Schadensersatzansprüche geltend machen. Der Arbeitnehmer muss Schaden und Kausalität darlegen, profitiert aber von Beweiserleichterungen bei ausreichenden Anknüpfungstatsachen, weshalb eine gute Dokumentation entscheidend ist.

Ich berate Sie umfassend zu Ihren Rechten beim Arbeitszeugnis und unterstütze Sie dabei, einen angemessenen Zeitrahmen durchzusetzen.

Besondere Situationen: Insolvenz, Betriebsübergang und mehr

In bestimmten Sonderkonstellationen gelten besondere Regelungen für die Zeugniserteilung. Bei einer Insolvenz des Arbeitgebers bleibt der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis grundsätzlich bestehen. Ist das Arbeitsverhältnis vor der Insolvenzeröffnung beendet, bleibt regelmäßig der Schuldner (frühere Arbeitgeber) zur Zeugniserteilung verpflichtet. Besteht das Arbeitsverhältnis über die Eröffnung hinaus fort, erfüllt der Insolvenzverwalter als neuer Arbeitgeber den Zeugnisanspruch. Eine Passivlegitimation des (starken) vorläufigen Insolvenzverwalters kann sich aus § 55 Abs. 2 InsO ergeben, wenn er Verbindlichkeiten begründet oder die Gegenleistung in Anspruch nimmt.

Beim Betriebsübergang nach § 613a BGB schuldet das Endzeugnis grundsätzlich der letzte Arbeitgeber (Betriebserwerber). Er hat die gesamte Vertragsdauer zu berücksichtigen und erforderliche Informationen beim früheren Arbeitgeber einzuholen. Ein Zwischenzeugnis kann vor dem Übergang vom bisherigen Arbeitgeber verlangt werden.

Bei einem Inhaberwechsel in einem kleinen Betrieb kann die Situation komplexer sein. Hier sollte idealerweise bereits vor dem Wechsel ein Zwischenzeugnis vom bisherigen Inhaber erstellt werden, da dieser die Leistungen besser beurteilen kann.

Wenn Ihr direkter Vorgesetzter, der Sie beurteilen sollte, das Unternehmen verlassen hat, ist der Arbeitgeber dennoch zur Zeugniserstellung verpflichtet. Er muss sich die notwendigen Informationen beschaffen, etwa durch Rücksprache mit anderen Vorgesetzten oder aus Personalakten.

Inhaltliche Anforderungen und Zeitdruck

Die Zeit, die ein Arbeitgeber für die Zeugniserstellung benötigt, hängt auch stark von den inhaltlichen Anforderungen ab. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis muss verschiedene Elemente enthalten: eine Beschreibung der übertragenen Aufgaben, eine Bewertung der Leistung und eine Beurteilung des Verhaltens.

Die Formulierung muss wohlwollend sein, muss aber der Wahrheit entsprechen. Diese Balance zu finden, erfordert oft mehrere Überarbeitungen. Zusätzlich müssen Arbeitgeber darauf achten, keine unzulässigen Geheimcodes zu verwenden, die das Zeugnis negativ erscheinen lassen, obwohl es oberflächlich positiv formuliert ist.

Wenn Sie mit dem vorgelegten Zeugnis nicht einverstanden sind, haben Sie das Recht auf Berichtigung. Dies kann den gesamten Prozess natürlich verlängern. Versuchen Sie zunächst, im Dialog mit Ihrem Arbeitgeber eine Lösung zu finden und konkret zu benennen, welche Passagen Sie als unzutreffend oder unzureichend empfinden.

Kommt es zu keiner Einigung, können Sie eine Zeugnisberichtigungsklage beim Arbeitsgericht einreichen. Begehren Sie eine überdurchschnittliche Leistungsbewertung, müssen Sie zunächst darlegen, dass ausschließlich eine bessere Note leistungsgerecht ist; erst dann hat der Arbeitgeber entgegenstehende Tatsachen vorzutragen.

Zwischenzeugnis: Die Alternative bei längeren Wartezeiten

Wenn Sie nicht bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses warten möchten oder können, haben Sie unter bestimmten Umständen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis. Dies kann besonders sinnvoll sein, wenn Sie sich während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses auf neue Stellen bewerben.

Ein berechtigtes Interesse für ein Zwischenzeugnis besteht beispielsweise bei einem Vorgesetztenwechsel, längerer Abwesenheit, wesentlichen Änderungen im Aufgabenbereich oder wenn Sie sich intern auf eine andere Position bewerben. Auch bei bevorstehenden Umstrukturierungen oder wenn Kündigungsgerüchte im Raum stehen, kann ein Zwischenzeugnis wichtig sein.

Der Arbeitgeber ist auch bei Zwischenzeugnissen an die Grundsätze der Wahrheit und des Wohlwollens gebunden. Die Bearbeitungszeit sollte ebenfalls angemessen sein, wobei hier häufig kürzere Fristen gelten, da das Arbeitsverhältnis ja noch besteht und aktuelle Informationen leichter verfügbar sind.

Beachten Sie: Ein Zwischenzeugnis ersetzt nicht das Endzeugnis. Sie haben bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses weiterhin Anspruch auf ein abschließendes qualifiziertes Arbeitszeugnis, das dann auch die Zeit nach dem Zwischenzeugnis umfassen muss.

Praktische Tipps für Arbeitnehmer

Um Verzögerungen bei der Zeugniserstellung zu vermeiden, sollten Sie bereits während des Arbeitsverhältnisses wichtige Erfolge und Projekte dokumentieren. Dies hilft nicht nur dem Arbeitgeber bei der späteren Zeugniserstellung, sondern ermöglicht Ihnen auch, die Vollständigkeit und Richtigkeit des Zeugnisses besser zu überprüfen.

Fordern Sie das Zeugnis unmittelbar nach Beendigung oder besser noch vor Ende des Arbeitsverhältnisses an. Je mehr Zeit verstreicht, desto schwieriger wird es für den Arbeitgeber, Ihre Leistungen präzise zu beschreiben, und desto eher können Verzögerungen entstehen.

Kommunizieren Sie klar und schriftlich. Formulieren Sie höflich, aber bestimmt, dass Sie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis benötigen und setzen Sie eine konkrete, angemessene Frist. Drei bis vier Wochen sind in den meisten Fällen ein guter Ausgangspunkt.

Falls Sie das Zeugnis besonders dringend benötigen – etwa weil ein potenzieller neuer Arbeitgeber darauf besteht – teilen Sie dies mit und bitten Sie um eine beschleunigte Bearbeitung. Viele Arbeitgeber zeigen sich hier kulant, wenn sie die Dringlichkeit verstehen.

Bei anhaltenden Problemen zögern Sie nicht, rechtlichen Rat einzuholen. Je früher Sie professionelle Unterstützung in Anspruch nehmen, desto schneller lässt sich eine Lösung finden.

Checkliste: So kommen Sie schnell zu Ihrem Arbeitszeugnis

Vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses:

• Erfolge und wichtige Projekte dokumentieren
• Bei Bedarf Zwischenzeugnis beantragen
• Zeugnis bereits im Aufhebungsvertrag/Kündigungsvereinbarung regeln

Unmittelbar nach Beendigung:

• Zeugnis schriftlich anfordern (E-Mail oder Brief)
• Qualifiziertes Zeugnis ausdrücklich verlangen
• Angemessene Frist setzen (3-4 Wochen als praxisnahe Orientierung)
• Dringlichkeit begründen, falls Bewerbungen anstehen

Bei Verzögerungen:

• Schriftliche Mahnung mit konkreter Nachfrist
• Dokumentation aller Kommunikation
• Bei Bewerbungsdruck: Hinweis auf drohende Nachteile
• Professionelle Beratung einholen

Bei anhaltendem Problem:

• Rechtliche Schritte prüfen
• Antrag beim Arbeitsgericht vorbereiten
• Ggf. einstweilige Verfügung bei Eilbedürftigkeit
• Schadensersatzansprüche dokumentieren

Häufig gestellte Fragen