Abmahnung wegen einmaligem Fehler: Was Arbeitnehmer wissen müssen

Einleitung: Wenn ein einmaliger Fehler zur Abmahnung führt

Fehler passieren im Arbeitsleben – das ist menschlich. Arbeitgeber fragen sich jedoch oft, ob bereits ein einzelner, möglicherweise geringfügiger Fehler eine Abmahnung nach sich ziehen darf. Die Antwort ist vielschichtig, denn Rechtsprechung und Gesetz verlangen eine genaue Prüfung der Umstände, des Verschuldens und der Auswirkungen des Fehlverhaltens. Es gilt: Die Verhältnismäßigkeit muss stets gewahrt bleiben.

Rechtliche Grundlagen der Abmahnung

Die Abmahnung ist ein zentrales Instrument im deutschen Arbeitsrecht, wird allerdings nicht ausdrücklich durch ein bestimmtes Gesetz geregelt. Ihre Rechtsgrundlage resultiert im Wesentlichen aus ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) und dient dazu, dem Arbeitnehmer eine Rüge (Hinweis auf Pflichtverletzung) und eine Warnung vor weiteren arbeitsrechtlichen Konsequenzen zu erteilen.

Eine Abmahnung ist erforderliches milderes Mittel vor Ausspruch einer (verhaltensbedingten) Kündigung: Arbeitgeber müssen Arbeitnehmer in der Regel zunächst abmahnen, bevor eine Kündigung wegen eines vergleichbaren erneuten Verstoßes ausgesprochen werden darf. Dieser Grundsatz leitet sich insbesondere aus § 626 BGB (außerordentliche Kündigung) und der dazu ergangenen Rechtsprechung ab.

Die Abmahnung erfüllt zwei wesentliche Funktionen: Die Rügefunktion bedeutet, dass das Fehlverhalten konkret beanstandet wird. Die Warnfunktion sorgt dafür, dass darauf hingewiesen wird, dass im Wiederholungsfall Konsequenzen bis hin zur Kündigung drohen.

Voraussetzungen für eine rechtswirksame Abmahnung

Eine Abmahnung ist nur wirksam, wenn sie folgende Voraussetzungen erfüllt: Zunächst muss das Fehlverhalten konkret beschrieben werden, wobei die Pflichtverletzung genau bezeichnet werden muss und keine pauschalen Vorwürfe ausreichen. Darüber hinaus muss eine eindeutige Missbilligung erfolgen, bei der der Arbeitgeber deutlich macht, dass das Verhalten nicht akzeptiert wird. Schließlich ist die Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen erforderlich, also die Warnfunktion, bei der die Folgen im Wiederholungsfall – etwa eine Kündigung – angekündigt werden.

Abmahnung wegen einmaligen Fehlers: Rechtmäßigkeit und Verhältnismäßigkeit

Ob ein einmaliger Fehler eine Abmahnung trägt, hängt vom Einzelfall ab. Die wichtigsten Kriterien laut BAG und Rechtsprechung sind die Schwere der Pflichtverletzung und die Verhältnismäßigkeit.

Schwere der Pflichtverletzung

Bei schweren Verstößen wie grober Fahrlässigkeit oder massiv vertragswidrigem Verhalten kann eine Abmahnung (oder sogar Kündigung ohne vorherige Abmahnung) gerechtfertigt sein, wenn der Arbeitnehmer damit hätte rechnen müssen, dass sein Verhalten nicht mehr als gestattet gilt.

Bei erstmaliger geringfügiger Pflichtverletzung ist eine Abmahnung nur ausnahmsweise, im Regelfall aber unverhältnismäßig. Ein Gespräch oder eine Ermahnung können stattdessen angemessen sein.

Verhältnismäßigkeit

Der Arbeitgeber muss prüfen, ob eine Abmahnung erforderlich und angemessen ist oder mildere Mittel – beispielsweise ein Vier-Augen-Gespräch – ausreichen würden. Die BAG-Rechtsprechung verlangt zudem eine Abwägung aller Umstände des Einzelfalls (Schwere und Art der Pflichtverletzung, Dauer des Arbeitsverhältnisses, bisheriges Verhalten, Betriebszugehörigkeit).

Beispiele rechtmäßiger Abmahnungen bei einmaligem Fehler sind grobe Fahrlässigkeit bei sicherheitsrelevanter Tätigkeit, Vertrauensbruch, etwa bei eigenmächtigem Verlassen des Arbeitsplatzes, sowie massive Verstöße gegen Arbeitsanweisungen.

Beispiele unverhältnismäßiger Abmahnungen sind ein versehentliches Missgeschick ohne erkennbaren Schaden oder einmaliges geringfügiges Zuspätkommen ohne Folgen.

Entfernung einer Abmahnung & Recht auf Gegendarstellung

Entfernung aus der Personalakte

Arbeitnehmer können die Entfernung einer Abmahnung verlangen, wenn diese auf unrichtigen Tatsachen oder fehlerhafter rechtlicher Bewertung beruht, die Abmahnung dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz widerspricht oder sie für das Arbeitsverhältnis bedeutungslos geworden ist (etwa wegen längerer tadelloser Führung).

Es existieren keine starren gesetzlichen Fristen zur Entfernung. In der Praxis werden Zeiträume von 2–3 Jahren angewandt, ohne dass dies verbindlich wäre. Entscheidend bleibt das schützenswerte Interesse beider Parteien.

Gegendarstellung

Jeder Arbeitnehmer ist berechtigt, eine schriftliche Gegendarstellung zur Abmahnung zu verfassen. Auf Verlangen muss diese zur Personalakte genommen werden, unabhängig davon, ob die Abmahnung berechtigt ist.

Typische Fallkonstellationen und Lösungsansätze

Geringfügige Fehler ohne Wiederholungsgefahr

Eine Abmahnung ist unverhältnismäßig, wenn die Pflichtverletzung geringfügig und einmalig war, keine ernsthafte Wiederholungsgefahr besteht und ein klärendes Gespräch oder eine Ermahnung ausreichend wären.

Beispiele hierfür sind einmaliges Beschmutzen von Büroausstattung oder spätes Erscheinen ohne betriebliche Relevanz.

Schwere Fehler mit Lerneffekt

Selbst bei (einmaligen) schwereren Pflichtverletzungen kann auf eine Abmahnung verzichtet werden, wenn unmittelbar Einsicht und Entschuldigung erfolgen, präventive Maßnahmen ergriffen werden oder die Situation außergewöhnlich war.

Wiederholbare Fehler bei vertraglichen Hauptpflichten

Ist ein Fehler geeignet, sich zu wiederholen und betrifft zentrale arbeitsvertragliche Pflichten, kann schon der erste Verstoß abgemahnt werden. Die Abmahnung dient hier der Klarstellung und Prävention.

Die Rechtsanwaltskanzlei Güttler verfügt über umfassende Erfahrung in der Beurteilung verschiedener Fallkonstellationen und kann Arbeitnehmern dabei helfen, ihre Rechte auch bei komplexen Sachverhalten durchzusetzen.

Praktische Tipps für Betroffene

• Ruhe bewahren, Abmahnung genau lesen
• Den Sachverhalt prüfen, ggf. Zeugen und Beweise sichern
• Gegendarstellung verfassen, falls Sie die Abmahnung für ungerechtfertigt halten
• Rechtlichen Rat in Zweifelsfällen einholen – eine Fachanwältin oder ein Fachanwalt für Arbeitsrecht kann helfen, Ihre Rechte durchzusetzen

Aktuelle Entwicklungen im Arbeitsrecht

Gerichte legen das Verhältnismäßigkeitsprinzip bei Abmahnungen zunehmend streng aus – besonders bei erstmaligen Fehlern. Die Auswirkungen von Stress, Digitalisierung und komplexeren Arbeitsumgebungen werden stärker berücksichtigt. Unternehmen sind immer stärker auf Prävention und interne Kommunikation statt Sanktionen fokussiert.

Diese Entwicklungen erfordern eine fundierte rechtliche Beratung, die sowohl die aktuellen Trends als auch die individuelle Situation des Arbeitnehmers berücksichtigt. Gerade bei der Einschätzung von Abmahnungen ist die Expertise einer spezialisierten Kanzlei wie der Rechtsanwaltskanzlei Güttler von großem Vorteil.

Checkliste: So gehen Sie bei einer Abmahnung vor

Erste Schritte:

• Abmahnung gründlich lesen und Sachverhalt prüfen
• Zeugen und Dokumente sichern
• Fristen für eine eventuelle Gegendarstellung notieren

Rechtliche Prüfung:

• Darstellung in der Abmahnung auf inhaltliche und rechtliche Richtigkeit überprüfen
• Verhältnismäßigkeit abwägen
• Formalitäten und ggf. Verjährung kontrollieren

Handlungsoptionen:

• Gegendarstellung zur Akte geben
• Entfernung der Abmahnung verlangen, wenn Voraussetzungen vorliegen
• Rechtlichen Beistand hinzuziehen

Fazit: Besonnen reagieren – Rechte kennen und nutzen

Eine Abmahnung wegen eines einmaligen Fehlers ist nicht automatisch unwirksam, aber sie muss immer verhältnismäßig sein. Die Entscheidung über die Rechtmäßigkeit einer Abmahnung hängt von den Umständen des Einzelfalls, insbesondere der Schwere des Fehlverhaltens und der möglichen Wiederholungsgefahr ab. Arbeitnehmer sollten ruhig und besonnen auf eine Abmahnung reagieren, ihre Rechte kennen und im Zweifel professionelle Unterstützung einholen.

Bei komplexen Sachverhalten oder Unsicherheiten über die Rechtmäßigkeit einer Abmahnung ist die Beratung durch eine auf Arbeitsrecht spezialisierte Kanzlei empfehlenswert. Frau Rechtsanwältin Güttler steht Ihnen als Fachanwältin für Arbeitsrecht mit ihrer umfassenden Erfahrung sowohl auf Arbeitgeber- als auch auf Arbeitnehmerseite zur Verfügung.

Häufig gestellte Fragen